Jumat, 10 Juni 2016

Wedding Preparation : Rundown Acara

Minggu lalu saya dan Brown janjian ketemu sama Sparkling Organizer di mall dekat rumah. Ci Sisca dateng bersama Ko Ravant, suaminya. Mereka dateng ontime dengan waktu janjian, ini poin plus buat saya karena tugas WO kan berhubungan dengan susunan acara dan ketepatan waktu. 

Tema pertemuan kali ini membahas tentang rundown acara dari pagi buta sampai selesai resepsi, sesuai dengan paket yang saya deal, WO full day. Meskipun cuma WO full day tapi kalo saya lagi kebingungan saya bisa tanya2 dan minta saran ke Ci Sisca tentang pemilihan vendor dan segala sesuatu yg berhubungan dengan weddingan.

Sejujurnya saya bingung pertemuan kali ini harus ngapain. Dulu setelah deal saya dikasih form list yang harus diisi. Isinya seputar data2 capeng dan vendor yang dipakai. Saya sudah isi tapi kalo membingungkan saya kosongi. Nah, pas duduk bareng ternyata Ci Sisca udah nyiapin print-an susunan rundown acara wedding saya berdasarkan data2 yang saya isi di form. Waktu saya lihat banyak yang masih kosong di tandai dengan warna kuning ( langsung pusing pala barbie, lol ) dan dimulai lah sesi tanya jawab seputar rundown acara. Saya senang Ci Sisca dan Ko Ravant helpful sekali membantu saya dan Brown dalam menyusun rundown dan mereka juga detail meminta info dari kami. 

Beberapa tips yang perlu di perhatikan saat menyusun rundown acara ala Nie ( khususnya yang pakai WO ) :

1. Isi form yang sudah disediakan sedetail2nya, Menurut saya form ini penting karena menjadi acuan WO menyusun rundown kita

2. Kalo bisa bawa 1 map berisi list data vendor yang sudah kita deal, jadi bisa inget kalo lupa kita ada deal apa aja ( untuk kasus saya, saya lupa bawa tapi saya ingat semua vendor yg saya deal )

3. Luangkan waktu yang cukup karena menguras pikiran walau cuma duduk dan ngobrol ( untuk kasus saya, kemaren sekitar 1.5jam membahas rundown )

4. Tuangkan ide2 yang kita mau dan bicarakan dengan WO supaya dream wedding kita berjalan dengan baik, gak perlu malu or sungkan


Peran WO ini penting banget untuk kelancaran acara di hari H dan banyak benefit yang bisa kita dapetin contohnya kaya peminjaman peralatan wedding : kotak angpao, tea pai set, keranjang mingle, couple doll, dsb. Terus WO juga yang mengatur jadwal technical meeting dengan vendor hari H kita. Bayangin kalo gak pake WO saya harus kontak 1 per 1 untuk cocokin jadwal *lelah hayati*.

Ibaratnya WO itu kaya asisten pribadi dan benefit yang saya rasakan dan bener2 bantu yaitu : bisa titip barang dan di bawain pas hari H !. Jadi pas TM or 2 minggu sebelum hari H kita bisa drop perintilan wedding kita ke WO dan nanti di bawain pas hari H, ini sih ngebantu banget buat saya karena bebawaanya pasti banyak dan takut ada yang kelupaan >.< ( ini pernah terjadi di salah 1 temen grup, lupa bawa corsage keluarga ). Tapi soal titip menitip ini better tanyain ke WO masing2 yaa :)

Kalo yang resepsinya gak terlalu besar/ undangan terbatas atau budgetnya tipis so gak bisa pake WO jangan berkecil hati, bisa minta bantuan temen, saudara yang ngerti soal perweddingan. Ada juga beberapa marketing di gedung/ venue yang bisa juga merangkap jadi WO saat resepsi.

Semangat bride to be !


Have  a nice weekend
Nie





16 komentar :

  1. Wah Nie, post nya sangat membantu nih. Dulu aku juga sempat consider Sparkling loh. Hehehe. Cuma karena satu dan lain hal, jadi deal sm WO yg sekarang. Tapi setuju kalau Ci Sisca helpful bgt. Semangat ya tinggal sebentar lagi!

    BalasHapus
    Balasan
    1. Hihi iyaa stella :)

      Semangat jg yaa km :)

      Hapus
  2. Semoga semua lancar dan berjalan sesuai rundown di hari H ya Nie ^^

    BalasHapus
  3. Stuju peranan WO itu pentink banget hehehe, Nie ada acara makan onde misoa juga kah?

    BalasHapus
    Balasan
    1. Makan misoa gk ada Orin cuma ada tepai ortu di pagi dan tepai family di sore ( langsung di venue )

      Hapus
  4. ihiy, udah makin deket ke wed day ya, ga berasa banget.. hihihi..
    kl udah bahas rundown, nanti makin ga berasa, tau2nya udah wed day deh.. :D
    semoga semuanya lancar pas hh nanti ya nie, sesuai sama rundown yg udah disusun.

    BalasHapus
    Balasan
    1. Huahaha iaa sin XD bntr lg nih

      Amin amin sin :)

      Hapus
  5. setuju Nie WO itu ngebantu banget apalagi kalo kitanya tiap hari ada kerjaan juga.

    gak bisa bayangin juga kalo mesti ngontakin semua vendor sendir buat diketemuin di 1 hari yang sama pasti pusing haha..

    BalasHapus
    Balasan
    1. Haha bener tashya gak kebayang dsuru kontek 1 1 tuh vendor >.< yg ada bs esmosi dluan

      Hapus
  6. Ninie,,beneran deh WO itu perlu banget yaa.. kemaren abis meeting ama WO baru jg dapet PR buanyakk.. tapi brasa banget tar di hari H-nya kita ga pusing karna mereka bener2 prepare di awal buat kita nantinya.. semangaatt2 ni.. ^^

    BalasHapus
    Balasan
    1. Yepp bener prisil :) apalg kt juga cocok2an sama wo nya kan gk enak klo mau minta tolong ini itu trus gk enakan >.<
      Yupp mari bikin PR haha

      Hapus
  7. Setuju Nie Wo penting apalagi yg type panik an. Spy ada yg bantu hndle mslh2 di hari H. Krn kata senior2 yg udah lulus hari H tinggal pasrah. hahaha

    BalasHapus
    Balasan
    1. haha iaa sel, berserah yaa sel bukan pasrah :) do our best and let God do the rest

      Hapus
  8. Nie, jadi kangen bahas rundown acara sama Sisca :')
    kehadiran wo emank mempermudah qta pas hari H ya Nie terlebih kalo emank dari pihak qta tow cami ga ada yang bisa bantu tow qta ga mau repotin mereka :)

    BalasHapus
    Balasan
    1. Yupp bener banget ci bantu banget buat kita sebagai capeng yg buta soal gini2an XD hihi

      Hapus

Back to Top